Conditions générales d’utilisation

Ces conditions générales d’utilisation (CGU) s’appliquent à l’utilisation du logiciel et de l’application Llumi par l’organisation (ci-après « l’association ») et les personnes qu’elle autorise. Des conditions divergentes de l’association ne s’appliquent que si nous les acceptons expressément par écrit.

Llumi met à disposition une application et un logiciel permettant aux associations de gérer leur administration : membres, cotisations, procès-verbaux, communication et un assistant assisté par IA. Nous développons le produit en continu et pouvons adapter l’étendue des fonctionnalités. Le logiciel est fourni « tel que disponible » ; aucune étendue précise ni disponibilité ininterrompue n’est garantie tant que le produit est en construction.

Lors de l’utilisation de Llumi, il existe deux rôles distincts, clairement attribués au regard du droit de la protection des données.

L’association en tant que responsable : pour toutes les données que l’association saisit et traite dans Llumi, l’association est le responsable du traitement au sens de l’art. 5 let. j de la loi suisse sur la protection des données (LPD) et, lorsque des membres de l’UE sont concernés, au sens de l’art. 4 RGPD. Cela concerne notamment les données des membres, les coordonnées, les cotisations, les paiements et les procès-verbaux. L’association décide seule des données qu’elle collecte et à quelle fin.

Llumi en tant que sous-traitant : pour ces données, Llumi agit uniquement en tant que sous-traitant au sens de l’art. 9 LPD (ou art. 28 RGPD). Nous traitons les données uniquement selon les instructions de l’association, les protégeons par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et ne les transmettons pas à des tiers sans autorisation.

Llumi en tant que responsable propre : pour les données dont nous avons besoin pour exploiter la plateforme elle-même, telles que les données de compte des membres du comité, les fichiers journaux, les visites du site et les demandes d’assistance, nous sommes nous-mêmes responsables. Notre politique de confidentialité en précise les détails.

L’association est responsable de la licéité de la collecte et du traitement des données qu’elle saisit. Cela comprend notamment :

garantir la licéité de la collecte des données et obtenir les consentements nécessaires lorsque cela est requis ;

informer ses membres de manière transparente sur les données traitées et leur finalité ;

répondre elle-même aux demandes d’accès, de rectification et de suppression de ses membres et les mettre en œuvre ;

conserver soigneusement les identifiants d’accès et n’accorder l’accès qu’aux personnes autorisées.

Sur demande, Llumi met à la disposition de l’association un modèle de note d’information sur la protection des données qu’elle peut remettre à ses membres. La responsabilité de son utilisation incombe à l’association.

Les modalités du traitement pour le compte de l’association, en particulier l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement ainsi que les mesures techniques et organisationnelles, complètent ces conditions à titre de contrat de sous-traitance. Sur demande, nous fournissons un contrat de sous-traitance (CST) distinct aux associations qui en ont besoin pour leur documentation. Jusqu’à la conclusion d’un contrat distinct, les dispositions des présentes conditions s’appliquent.

L’assistant IA ne traite que les contenus que l’association ou les personnes qu’elle autorise transmettent activement. Le traitement a lieu en Suisse et sert uniquement à répondre à la demande concernée. Les résultats de l’assistant peuvent contenir des erreurs ; l’association vérifie sous sa propre responsabilité les résultats juridiquement ou financièrement pertinents avant de s’y fier.

Les prix en vigueur sont indiqués sur le site. Les communes pilotes peuvent utiliser Llumi gratuitement la première année. Ensuite, le prix dépend de la taille de l’organisation. Nous annonçons les changements de prix en temps utile.

L’association peut mettre fin à son utilisation à tout moment. Elle peut exporter ses données avant la résiliation. Après la résiliation, les données de l’association sont supprimées dans un délai raisonnable, sauf obligation légale de conservation. Les reçus soumis à l’obligation comptable sont soumis au délai légal de conservation de dix ans.

Llumi n’est responsable que des dommages résultant d’une négligence grave ou d’une intention, dans la mesure permise par la loi. L’association est responsable de la licéité des données qu’elle collecte et traite. Le produit étant en construction, nous ne garantissons pas une disponibilité ininterrompue ou exempte d’erreurs.

Nous pouvons modifier ces conditions lorsque cela est nécessaire en raison de l’évolution du produit ou de changements des exigences légales. Nous annonçons les modifications importantes. Le droit suisse s’applique. Le for est, dans la mesure permise par la loi, le siège de Llumi en Suisse.

Pour toute question sur ces conditions, écrivez-nous à info@llumi.ch.